Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der Europäischen Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, welches auf den Daten aus den E-Rechnungen basieren soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen. Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden.
ZUGFeRD, XML oder PDF?
Eine elektronische Rechnung, kurz “E-Rechnung”, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Aber Achtung: eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Anforderung nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) und der entsprechenden Syntaxliste entsprechen. Das bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendete Format “XRechnung” oder das hybride ZUGFeRD-Format, welches eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei ist, erfüllen die Anforderungen. Bei hybriden Rechnungsformaten soll jedoch zukünftig ausschließlich der strukturierte Teil maßgeblich sein.
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Mit dem Wachstumschancengesetz führt der Gesetzgeber die sog. E-Rechnung im Verhältnis zwischen Unternehmern verpflichtend ein. Allerdings sind Übergangsvorschriften längstens bis zum 31.12.2027 vorgesehen. Die Podcast-Folge gibt einen Überblick zu den Neuregelungen und liefert die eine oder andere Rezeptidee für den Umgang mit der E-Rechnung.
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Der zeitliche Ablauf
Gibt es Ausnahmen für die E‑Rechnungspflicht?
Grundsätzlich ist die Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtend. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen (Rechnung bis 250 € gemäß § 33 UStDV), welche weiterhin als „sonstige Rechnungen“ (so auch in Papierform) übermittelt werden dürfen. Gleiches gilt für Fahrausweise, § 34 UStDV.
Für Empfänger, die eine E‑Rechnung nicht empfangen oder verarbeiten können, besteht kein Anspruch auf eine Papierrechnung.
Papier und PDF-Datei genügen nicht
Ein PDF ist keine elektronische Rechnung – E-Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen (z.B. bestimmte Formate/ Eigenschaften aufweisen), die in der Europäischen Norm EN-16931 festgelegt sind.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden.
ABER: Nicht den neuen Vorgaben entsprechende elektronische Rechnungen (z.B. PDF) dürfen nur noch mit Zustimmung des Empfängers versandt werden.
